雇用契約書や秘密保持契約書に便利な電子契約サービスのクラウドサインとは？

[box class=”box31″ title=”クラウドサインについて”]今回は2019年に弊社LIHでも導入した、「クラウドサイン」についてご紹介しようと思います。[/box]

【目次】
1．クラウドサインとは？
2．クラウドサインの歴史とは
3．クラウドサインはどんな業種が必要？
4．クラウドサインの機能やメリット
5．クラウドサインを使ってみて感じた事
6．LIHクラウドサインとアライアンス組んだってよ
7．クラウドサインまとめ

「印紙を貼ったり郵送などで作業時間がとられる･･」
「過去の契約締結した契約書のスペースがとられる･･」
そんな会社様も多いはず！
WEBベースで様々な事ができるようになった時代です。

そして国が進める「働き方改革」

そのあと時代の後押しもあり、クラウドうえで契約が出来るので現在普及拡大している「クラウドサイン」

日本初のWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」は弁護士ドットコムさんが運営しており、そのサービスの内容をご紹介をしようと思います。

1．クラウドサインとは？

事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるサービスです。
また電子署名が施された書類の保管、管理もサービス上で行うことができます。
クラウドサインより一部抜粋

上記でもあるように、今お使いの契約書や発注書の合意や、NDA(秘密保持契約書)の合意、従業員の入社(雇用契約書・身元保証書・個人情報取り扱いの同意書)の合意などにお使い頂けます。
しかも印鑑は不必要！相手にWEB上でネームを打ち込んでもらうだけ。
それはなぜかというと電子契約を行っている為。

[box class=”box32″ title=”電子契約とは”]電子ファイルをインターネット上で交換して電子署名を施すことで契約を締結し、企業のサーバーやクラウドストレージなどに電子データを保管しておく契約方式を言います。[/box]

つまり電子契約では、契約書をインターネット上で取り交わし、管理します。電子データに電子署名することで、書面での契約と同等の証拠書類として保管することができます。

2．クラウドサインの歴史とは

公式ホームページから探してみると、
2015年10月 にサービス開始
2017年11月 Slack連携開始
2018年 2018年度グッドデザイン賞を受賞
2018年10月 累計契約締結件数40万件突破
2019年 7月 累計契約締結件数50万社を突破
という事でした。

大手さんがかなり多いという印象･･･

のちほど料金等はご紹介しますが、大手も使っているシステムを低価格から使えるって、便利なうえにかなりラッキーです。

便利と言えば、クラウドサインは「スタンダードプラン」以上であればWEB APIが利用可能です。

クラウドサインWeb APIとは

クラウドサイン Web API は、クラウドサインのサイト上でウェブブラウザを使って行ってきた書類の作成から送信までの操作を、プログラムから実行できるように用意したものです。

以下のような課題がある場合にはクラウドサイン Web API のご利用をおすすめします。

• 送信先・共有先の誤記入・誤送付を防ぎたい
社内の稟議手続きと契約締結から保管・管理までの業務を連動させて効率化したい
• 大量の契約締結業務を限られたリソースで行いたい

クラウドサインWEB APIより引用

つまり、SFAのセールスフォースやkintoneやslack、hubbleなどの他のシステムを連携できるので便利すぎます。

あと近日リリースされる予定の「クラウドサイン NOW」
https://now.cloudsign.jp/

こちらはお客様との対面でタブレットに記入いただきサインをしていただく。という営業マンが多い会社さんに使えそうな機能もリリースしているようでした。
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「 クラウドサインNOW 」の概要
サービス名　　：クラウドサインNOW
URL　　　　　：https://now.cloudsign.jp/
対応端末　　　：iPad（iOS11以降）
サービス開始日：2019年下旬〜10月上旬予定
利用料金　　　：別途お問い合わせください
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3．クラウドサインはどんな業種が必要？

ここまで読んだもらえたらある程度わかると思いますが、
「契約書」や顧問契約を取り扱う業種の士業(税理士、弁護士、司法書士etc..)などはもちろん、BtoBでの契約を進める会社様にとっては便利なシステムかと思います。
あとは入退社が多い会社様もエクセルなんかで紙に落とし雇用契約書を管理しているケースもあるはず。そこはこのクラウドサインで解決できそうですよ！

4．クラウドサインの機能やメリット

クラウドサインの主な機能

スタンダードプランでは
・書類作成・送信
・電子署名＋タイムスタンプ
・テンプレート作成・管理
・チーム管理
・Web API
利用料金
-月額固定費用　　　　　：1 万円
-契約書送信件数毎の費用：200円
-ユーザー追加費用：なし
など、スタンダードでほぼすべての機能が1万円(1件200円)使えます。

ビジネスプランでは、
スタンダードプランに加え、
・アカウント登録制限
・IPアドレス制限
・承認権限設定
利用料金
-月額固定費用　　　　　：10万円
-契約書送信件数毎の費用：200円
-ユーザー追加費用：なし
が使えるので、大人数での利用が見込める所でセキュリティーを高めたい企業が利用。という所でしょうか。

支払い方法に関しては
・銀行振込（ご請求書）　当月末締め翌月末払い
・口座振替
のようです。カード払いも順次対応していくようでした。

クラウドサインの導入メリット

・契約締結のスピード化
・コスト削減
・コンプライアンスの強化
の3つがあげられますが、印紙が不要になることと、契約締結までがスピーディーになるのは大きくメリットがあると思います。
尚且つクラウドでの保管なので、物理的に書類のスペースがいらなくなるのでそこは大きい。
弊社でも大きくペーパーレス化をする為の1歩になりました。

5．クラウドサインを使ってみて感じた事

上記メリットにも記述した3点はかなり大きいですね。1万円という低コストで契約書をまとめることができ、尚且つwebapiが使えるので弊社でもkintonと連携をさせようと思っています。

課題としては、クラウドサイン単体では簡単なソートやタグ(検索)等はできますが、ざーっくりとしたおおまかなものしかできないので、もっと使いやすくなれば良い。と願っています。

6．LIHクラウドサインとアライアンス組んだってよ

ということで、今回はクラウドサインさんのクラウドサイン(機能)を使って電子契約を取り交わし、アライアンス締結をさせていただきました。

もし福岡で「クラウドサイン」を導入したい企業は無料アカウントで使い方やテンプレート設定方法などをレクチャーできますので、まずはお気軽にご相談ください。

お問合せはこちら https://lih.co.jp/inquiry/

7．クラウドサインまとめ

「ペーパーレス社会」というフレーズが走り出して10年以上たったかもしれませんが、完全なペーパーレス化になる社会になれる日まで、日本は中小企業がなかなか苦戦し時間はかかってますが、このようなサービスが活躍しPCやスマートフォンなどのデバイスが進化していくことで、切り開ける時代がきますね！
是非応援したいと思ってます。